Tabla de retención documental (TRD)

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Organiza, controla y preserva tu información desde su origen

La Tabla de Retención Documental (TRD) es el instrumento técnico y normativo que define cuánto tiempo deben conservarse los documentos en cada fase del ciclo vital (gestión, central o histórico) y qué disposición final deben recibir (conservación, selección o eliminación).

En Docudigital, diseñamos, validamos e implementamos TRD ajustadas a la Ley 594 de 2000, los acuerdos del AGN y la estructura funcional de tu organización.

Una TRD bien implementada es la columna vertebral de la gestión documental, porque regula la producción, el trámite y la conservación de los documentos de forma sistemática y trazable.

Inicia Ahora

Diagnóstico institucional: análisis de estructura orgánica, funciones, mapa de procesos y levantamiento de información documental
Identificación de series y subseries: agrupación de documentos según funciones y actividades institucionales
Definición de tiempos de retención: determinación de años de conservación en archivo de gestión y central, y definición de la disposición final (conservación, selección o eliminación)
Construcción del instrumento: elaboración de la tabla conforme a la estructura del AGN, validación técnica con el Comité Interno de Archivo
Aprobación oficial: presentación formal ante el Comité y, si aplica, al Archivo General de la Nación
Implementación: socialización, capacitación y aplicación práctica en las dependencias y flujos de trabajo

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Diagnóstico institucional

Analizamos la estructura y los procesos para identificar las series y subseries documentales.

Diseño técnico de la TRD

Construimos la tabla conforme a los lineamientos del AGN y las necesidades reales de la entidad.

Aprobación institucional

Asesoramos al Comité Interno de Archivo durante la revisión y adopción oficial del instrumento.

Capacitación y socialización

Entrenamos al personal en la aplicación práctica y seguimiento del instrumento archivístico.

Cumplimiento normativo garantizado

Aseguramos la adherencia a la Ley 594 de 2000, Decreto 1080 de 2015 y acuerdos del AGN.

Integración con entornos
digitales

Adaptamos la TRD a sistemas de gestión documental electrónica (SGDEA) y plataformas híbridas.

Implementación de la TRD

En Docudigital, buscamos optimizar la administración de los documentos institucionales, garantizando la conservación de la memoria histórica y el cumplimiento de la normatividad archivística.

Una TRD correctamente implementada permite modernizar los procesos administrativos, facilitar el acceso a la información y apoyar la toma de decisiones basada en datos confiables.

Con este instrumento, tu organización pasa de acumular información a gestionar conocimiento.