Custodia
Documental

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Protegemos la memoria de tu organización, hoy y para el futuro

El servicio de Custodia Documental de Docudigital garantiza la preservación, seguridad y disponibilidad permanente de los archivos físicos y digitales de tu organización.

Mediante metodologías técnicas y controladas, aseguramos que cada documento mantenga su integridad, confidencialidad y trazabilidad, cumpliendo con la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015 y los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN).

  • Protección y conservación a largo plazo
  • Acceso controlado y trazable
  • Cumplimiento normativo (AGN y Ley 594/2000)
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  • Ahorro de espacio y recursos
  • Integración física y digital
  • Continuidad operativa y respaldo

Más que guardar documentos: conservamos conocimiento

Custodia integral: de la recepción al acceso seguro.

Nuestro servicio abarca todo el ciclo de vida del documento, desde su recepción hasta su disposición final, integrando metodologías de archivo físico y digital:

  • Recepción e inventario detallado de cajas o expedientes conforme a TRD o TVD
  • Verificación técnica del estado documental, garantizando integridad y completitud
  • Almacenamiento físico en depósitos climatizados, con estantería técnica y control de acceso
  • Almacenamiento digital en repositorios electrónicos seguros
  • Conservación preventiva mediante limpieza, control ambiental y embalaje técnico
  • Gestión de consultas y préstamos con trazabilidad completa
  • Disposición final según tiempos de retención y valoración documental
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Agenda una asesoría y conoce el modelo ideal de custodia para tu entidad

Un especialista de Docudigital analizará tus archivos y te guiará hacia la mejor estrategia para protegerlos.

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Infraestructura técnica y confianza en cada documento

Recepción e inventario controlado

Registro detallado de series y expedientes conforme a las TRD o TVD vigentes.

Depósitos con control ambiental

Espacios diseñados con climatización, seguridad física y monitoreo permanente.

Custodia digital segura

Repositorios electrónicos cifrados con copias de respaldo automatizadas.

Trazabilidad y control de acceso

Cada consulta o movimiento queda registrado para total transparencia.

Conservación preventiva

Aplicamos limpieza, control biológico y embalaje técnico especializado y eficiente.

Cumplimiento normativo

Operamos bajo la Ley 594 de 2000 y los lineamientos del Archivo General de la Nación.

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Beneficios que van más allá del almacenamiento

  • Seguridad jurídica
  • Disponibilidad inmediata
  • Ahorro de espacio y costos
  • Cumplimiento normativo
  • Control y trazabilidad
  • Continuidad y respaldo operativo

¿Qué buscamos con la custodia documental?

Preservar la memoria institucional y proteger el patrimonio documental mediante un servicio que combina tecnología, técnica archivística y gestión eficiente.

Aseguramos que la información permanezca segura, accesible y auditada, reduciendo riesgos de pérdida o manipulación indebida, y fomentando una administración documental transparente, confiable y sostenible.

Convierte tus archivos en activos digitales

Diseño del proceso, ejecución controlada y entrega lista para consulta y preservación.

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